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Willkommen beim Aktendepot Rhein-Main (Frankfurt) – und bei der Lösung aller Ihrer Aufgaben rund um die Akteneinlagerung und Daten-Archivierung

Ein erfolgreiches Unternehmen wächst. Und genau das soll es ja. Was mitwächst ist allerdings auch der Aktenberg. Denn der völlig papierlose Geschäftsverkehr ist noch lange nicht in Sicht. Doch selbst wenn er es wäre: Auch viele digitale Unterlagen müssen aus rechtlichen und geschäftlichen Gründen oder als Back-ups aufbewahrt werden – und auch Datenträger benötigen Platz. Deshalb wächst mit Ihrem Unternehmen auf alle Fälle auch der Bedarf an (zum Öffnen bitte auf die Symbole klicken):

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Ihr Raumbedarf
Ihr Raumbedarf

Acht Zentimeter ist ein "großer" Aktenordner breit. Aber groß wirkt er nur, wenn er leer ist. Denn oft ist kaum zu fassen, wie rapide er sich füllt. So kommen aus Ihren verschiedenen Abteilungen allein an aufbewahrungspflichtigen Unterlagen schnell einige Meter pro Jahr zusammen. Sieht auch Ihre Lösung so aus: erst Kellerräume zustellen, dann wertvollen Büroraum zweckentfremden und schließlich Teile des Archivs in extra angemietete Räume auslagern?

Dann zahlen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach deutlich zuviel Miete für Ihre Aktenarchivierung. Oder werden es in absehbarer Zukunft tun.

Ihr Personalbedarf
Ihr Personalbedarf
Ihr Personalbedarf

Archive nennt man nicht ganz zu Unrecht auch "Räume des Vergessens". Und den Archivbestand einfach vergessen zu können, wäre schön. Dann könnten Sie sich umso mehr auf die Kernkompetenz Ihres Unternehmens konzentrieren. Doch zwischendurch wird es eben doch immer nötig sein, auf ein bestimmtes Dokument, einen Datenträger oder je nach Branche auf ein Röntgenbild oder eine Klientenakte zuzugreifen. Wird bei Ihnen auch oft vergessen, wo sich welche Akte befindet?

Wenn nein, dann haben Sie sicherlich schon jetzt eine ganze Personalstelle oder noch mehr besetzt, um die Archivpflege, die Ein- und Auslagerung, die Aktenausgabe und Rücknahme sowie die fristgerechte Vernichtung zu gewährleisten.

Ihr Bedarf an Lagertechnik
Ihr Bedarf an Lagertechnik
Ihr Bedarf an Lagertechnik für eine sichere Aktenarchivierung

Viele Unternehmen fangen klein an. Und ein kleines Regal bildet dann auch den Anfang des Archivs und der Akteneinlagerung. Doch dann wird einfach irgendein ein zweites dazu gestellt, dann ein drittes ... Um dem Ganzen ein Minimum an Stabilität zu verleihen, investiert man später vielleicht doch noch in ein erweiterbares Regalsystem. Oder in Pappkartons. Aber auch die kosten Geld. Müssen auch Sie schon jetzt immer weiter anbauen, umbauen und ausbauen, um Ihr Archiv den einzulagernden Beständen anzupassen?

Dann können Sie sicher sein, dass der Kostenpunkt "Lagertechnik" auch in Zukunft wieder und wieder in Ihrer Budgetplanung auftauchen wird.

Ihre Gefahrenschutzanforderungen
Ihre Gefahrenschutzanforderungen
Ihre Gefahrenschutzanforderungen

Reicht ein Feuerlöscher im Keller? Oder müssen Sie nicht doch gleich modernste Brandschutztechnik installieren – und das in Räumen, die Sie nur gemietet haben? Ihre Aktenbestände sind zum Teil wichtig für die Arbeit Ihres Unternehmens – zum Teil sind Sie einfach verpflichtet, sie zu halten und dabei auch Revisionssicherheit zu garantieren. Dazu gehört natürlich die Unversehrtheit der Archivalien.

Also wäre es im Grunde nötig, Ihre Räumlichkeiten in einen Hochsicherheitstrakt zu verwandeln. Oder schon geschehen?

Ihre Datenschutzanforderungen
Ihre Datenschutzanforderungen
Ihre Datenschutzanforderungen

Alles wäre einfacher, wenn Akten nicht auch sensible Daten enthielten. Aber die Angaben zu Kunden, Patienten und Klienten müssen in vielen Fällen streng unter Verschluss gehalten werden. Gar nicht so einfach, wenn sie aus Raumnot in Kisten verpackt und in der Garage abgestellt werden. Oder wenn – damit es schneller geht – jeder Mitarbeiter auf eigene Faust nach dem Schriftstück suchen geht, das er gerade braucht.

Ist bei Ihnen eindeutig geregelt, wer fürs Archiv zuständig ist? Sind alle, die Zugriff haben, auf das Datenschutzgesetz verpflichtet worden? Sicherzustellen, dass wirklich nichts in falsche Hände gerät, ist weitaus aufwendiger, als man denkt.

Ihr Planungsbedarf
Ihr Planungsbedarf
Ihr Planungsbedarf

Eigentlich schon ein Fazit des Vorangegangen: Ein Archiv, das Ihr Unternehmen selbst verwaltet, wird immer ein Posten sein, der Planungsaufwand bedeutet. Welche Raum- und Personalkosten sind zu berücksichtigen? Ist etwa ein Umzug nötig oder die Anmietung weiterer Räume? Wann steht eine Investition in weitere Lagertechnik an? Reichen die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen noch aus? Und auch: Wann können welche Aktenjahrgänge zur Vernichtung freigegeben werden? Wer veranlasst das? Und sogar: Wo sind sie denn bloß?

Wenn Sie sich nur einen Teil dieser Fragen stellen, ist eigentlich schon klar, dass Ihnen Geld verloren geht und Zeit, die Sie mit sinnvolleren Aufgaben füllen könnten.


Die Akteneinlagerung & Aktenarchivierung bei Aktendepot Rhein-Main (Frankfurt)

Aktendepot Rhein-Main Außengebäude

Kurz: Was da wirklich wächst, sind Ihre Kosten. Denn allen hier aufgezählten Anforderungen gerecht zu werden, daran führt Sie kein Weg vorbei. Und der Aufwand dafür ist beträchtlich. Aber es gibt einen Weg, die Kosten um bis zu 50 % zu senken: ein externes Sicherheitsarchiv beim Aktendepot Rhein-Main. Schon ab 1 laufenden Meter Akten übernehmen wir alle Leistungen rund um Ihr Archiv. Kompetent, zuverlässig und jederzeit für Sie erreichbar, wenn Sie schnellen Zugriff auf Ihren Bestand brauchen.

Aktendepot Rhein-Main, Ihr externes Archiv für Akteneinlagerung und Datensicherung am Standort Frankfurt, bietet sämtliche Dienstleistungen und Service rund um die Aktenarchivierung, Akteneinlagerung, Aktenvernichtung, Datenregistrierung und Digitalisierung. Die Akteneinlagerung im Aktendepot Rhein-Main – komfortabel, sicher und zuverlässig!


Sprechen Sie uns einfach an. Unter 06145 321 76-0 und k.kipper(a)aktendepot.com ist Herr Klaus Kipper direkt für Sie da.


 
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